将来の不安をなくす方法

「FAX誤送信のお詫びの仕方」FAX番号相違、送付状宛先相違の防止策

FAX誤送信をしてしまったら、どうお詫びしたら良いか

実際にFAX誤送信をしてしまった例

銀行員時代、某支店で営業課長をしていた時、部下の営業行員が、「課長、FAXを誤送信してしまいました。」と青ざめた顔で報告してきました。

ご承知のとおり、個人情報の取り扱いは、最近やかましくなっており、銀行であればなおさらの事です。

部下には「至急、送り主に電話をして、丁寧にお詫びをして、それを回収しに行きない。場合によっては私も謝罪に行きます」と指示をしました。

幸い先方に連絡を取ったところ、納得していただき、「わざわざ取りにこられなくても、こちらで処分しておきます」との承諾をいただき、事なきを得ました。

もし、お詫びの仕方が悪かったら

かつて、他の店で同じようにFAXの誤送信があった時に、まずい対応をした為に問題となった事がありました。

そのケースは、送った行員が、軽い気持ちで「間違ってそちらにFAXをしてしまったので、そちらで破棄しておいてください」と伝えただけだったようです。

その後どうなったでしょうか。

FAXを誤送信された方は大変ご立腹されて、またそのFAXの内容が機微情報だった為に、その件を金融庁へ報告して、後に大問題となってしまったとの事です。

FAX誤送信のお詫びのポイント

ここでのポイントは、誤送信のFAXをこちらからお詫びを兼ねて取りに伺いますと言う事がポイントです。

これは例えば相手先が北海道であったとしても事の重大性を考え、また礼儀として若干ニュアンスの違いはあるにしても、そう言うべきであります。

もちろん、相手はそこまでしなくても良いと言う事を期待していますが、それほど大変な事をしてしまって申し訳ないという気持ちを相手方に伝える効果があります

先方にお伺いして、謝罪し、誤送信してしまったFAXを取りに行きたい旨を相手に伝える事が大切なんですね。
その通りです。誤送信してしまった相手がどんな方かわからないケースがほどんどです。内容が機密情報でなければ問題にならないかもしれませんが、機密情報が含まれていた場合は、重大なミスにあたります。

その事の重大性を認識している事を相手にわかってもらえる事が重要なんです。

そのような丁寧な対応をしていれば、ミスは誰にでもありえる事なので、それ以上、問題が大きくなる事は通常ありません。

勇華

また、誤送信した内容のFAXが当初送信予定先の会社の内部情報が記載されている場合は、もちろん本来送付する先へ誤送信の報告をしなければほもちろんの事です。

こちらもお詫びに伺う旨の話をした方が良いでしょう。

確かロッキード事件の発端も、決して送ってはいけない先にご送信をしてしまった事が原因であったように聞いています。

尚、本来は誤送信をする事自体が問題なので、それを防ぐ対応が必要です。

FAX誤送信を防止する方法

他の仕事を止めて、FAXに集中する

まず他の仕事をしていたら、一度手を止めてFAXに集中する。

他の者にFAX内容をチェックしてもらう

そして、第三者にFAXの内容やFAX先の確認を十分してもらう事が必要です。

チェックする者は、別の机でチェックする

チェックする者も、FAXのチェックに集中し、送付書類が混入しないように、机上を整理するか、別の机でチェックする

他の者と立会の元でFAXする

第三者の立会の基でFAXすることが大切です。

できれば、FAX誤送信防止システム等のソフトを導入する

最近は、会社によっては、「FAX誤送信防止システム」等ソフトを使ってパソコン内でFAX文章を第三者にチェックしてもらい、その後にFAX送信するシステムを取り入れているところもあるようです。

いずれにしても、FAX誤送信というちょっとした不注意で会社の信用を無くすことにもなりかねないので十分注意をしていきましょう。







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